Ghi chú của bạn đang ở đâu? Vài mẩu trong Google Keep, dăm ba cái task trong Trello, một mớ file Excel, vài tài liệu quan trọng trên Google Docs… Mọi thứ đang hỗn loạn? Đã đến lúc bạn cần một “trụ sở chính” cho bộ não của mình.
Giới thiệu Notion – công cụ “tất cả trong một” đang gây bão toàn cầu vì sự linh hoạt không tưởng và phiên bản miễn phí cực kỳ hào phóng.
Bài viết này sẽ là hướng dẫn sử dụng Notion duy nhất bạn cần để làm chủ và sắp xếp lại toàn bộ cuộc sống, bắt đầu từ con số 0.
Notion Là Gì? Tại Sao Nó “Ăn Đứt” Các Ứng Dụng Khác?
Hầu hết các ứng dụng chỉ làm tốt MỘT việc. Google Docs để viết, Excel để lập bảng, Trello để quản lý công việc.
Notion thì khác. Nó giống như một bộ xếp hình LEGO kỹ thuật số. Nền tảng của nó được xây dựng từ hai thứ đơn giản: “Blocks” (Khối) và “Databases” (Cơ sở dữ liệu).
- Block (Khối): Mọi thứ trong Notion đều là một block. Một đoạn văn là một block, một tiêu đề, một bức ảnh, một to-do list… đều là block. Bạn có thể kéo-thả, sắp xếp chúng tự do như chơi LEGO.
- Database (Cơ sở dữ liệu): Đây chính là “phép thuật” thực sự. Nó là một bảng tính (như Excel) nhưng mạnh hơn gấp 100 lần. Bạn có thể xem cùng một dữ liệu dưới dạng bảng, dạng thẻ Kanban (như Trello), dạng lịch…
Hãy xem bảng so sánh nhanh này để thấy sức mạnh của Notion:
| Tính Năng | Notion (Miễn Phí) | Google Docs + Excel + Trello |
| Soạn thảo văn bản | CÓ (Mạnh mẽ) | Chỉ Google Docs |
| Bảng tính & Lọc dữ liệu | CÓ (Cực mạnh) | Chỉ Excel / Google Sheets |
| Quản lý công việc (Kanban) | CÓ (Như Trello) | Chỉ Trello |
| Kết nối mọi thứ | CÓ (Tuyệt vời) | KHÔNG (Rất rời rạc) |
| Chi phí (Cá nhân) | Hoàn toàn miễn phí | Miễn phí nhưng phân mảnh |
Tải Notion (2025) và Đăng Ký Tài Khoản Miễn Phí
Notion hoạt động tốt nhất trên máy tính (Windows, Mac) và có ứng dụng di động (iOS, Android).
- Đăng ký tài khoản: Truy cập trang chủ notion.so và đăng ký một tài khoản miễn phí bằng email. Gói Personal Pro (trước đây trả phí) giờ đã hoàn toàn miễn phí cho người dùng cá nhân, cho phép bạn tạo không giới hạn trang và block.
- Tải ứng dụng: Mặc dù bạn có thể dùng Notion trên web, Gocinfo.com khuyên bạn nên tải bản cài đặt cho máy tính để có trải nghiệm tốt nhất.
DOWNLOAD NOTION (BẢN CHÍNH THỨC 2025)
Chúng tôi luôn dẫn link chính thống, an toàn 100% từ trang chủ.
Hướng Dẫn Sử Dụng Notion Cơ Bản (Dành Cho Người Mới)
Đừng lo lắng nếu giao diện ban đầu có vẻ “trống rỗng”. Hãy bắt đầu với những điều cơ bản nhất.
1. Lệnh “/” – Cây Đũa Thần Của Bạn
Hãy quên việc dùng chuột đi. Trong Notion, chỉ cần gõ dấu / (gạch chéo), một menu sẽ hiện ra cho phép bạn thêm bất cứ thứ gì:
- /h1 (hoặc /heading 1) để tạo tiêu đề lớn.
- /todo để tạo ô kiểm to-do list.
- /image để chèn ảnh.
- /table để tạo một bảng đơn giản
2. “Trái Tim” Của Notion – Tìm Hiểu Về Database
Đây là phần quan trọng nhất bạn cần nắm. Khi bạn gõ /database, hãy chọn “Database – Inline” để tạo một cơ sở dữ liệu ngay trong trang.
Database có 2 thành phần chính:
- Properties (Thuộc tính): Đây là các cột thông tin (như cột trong Excel). Ví dụ: Tên Task, Trạng thái (Select), Ngày hết hạn (Date), Người phụ trách (Person).
- Views (Chế độ xem): Đây là cách bạn nhìn dữ liệu. Cùng một database, bạn có thể xem dưới dạng:
- Table View: Dạng bảng tính (như Excel).
- Board View: Dạng thẻ Kanban (như Trello).
- Calendar View: Dạng lịch.
- Gallery View: Dạng thư viện ảnh.
Thực Chiến: 3 Templates Notion Bạn Có Thể Tự Làm Ngay
Lý thuyết đủ rồi. Hãy dùng 15 phút tới để tự xây 3 công cụ thay thế phần mềm cũ:
1. Xây Dựng Một To-do List Thông Minh (Thay Thế Trello)
- Tạo trang mới, gõ /database – inline. Đặt tên là “Việc Cần Làm”.
- Cột 1 (Tên): Đổi tên thành “Tên Task”.
- Cột 2 (Tags): Đổi tên thành “Trạng thái”. Nhấp vào đó, chọn Type -> Select. Gõ các lựa chọn: Chưa làm, Đang làm, Hoàn thành.
- Thêm cột mới: Nhấn dấu +, đặt tên “Độ Ưu Tiên”. Chọn Type -> Select. Gõ các lựa chọn: Cao, Trung bình, Thấp.
- Thêm cột mới: Nhấn dấu +, đặt tên “Ngày Hết Hạn”. Chọn Type -> Date.
- Tạo View Trello: Nhấn vào dấu + bên cạnh tên database, chọn Board View. Ở mục Group by, chọn Trạng thái.
- Thành quả: Bạn đã có một bảng Trello của riêng mình. Giờ chỉ cần kéo-thả các task qua lại giữa các cột “Chưa làm”, “Đang làm”, “Hoàn thành”.
2. Xây Dựng Trình Quản Lý Bookmark (Lưu Link Hay)
- Tạo trang mới, gõ /database – inline. Đặt tên là “Thư Viện Kiến Thức”.
- Cột 1 (Tên): Đổi tên thành “Tiêu đề bài viết”.
- Cột 2 (Tags): Đổi tên thành “Chủ đề”. Chọn Type -> Multi-select (cho phép chọn nhiều chủ đề). Gõ các lựa chọn: Marketing, Công nghệ, Code Web, Kỹ năng mềm…
- Thêm cột mới: Nhấn dấu +, đặt tên “Link”. Chọn Type -> URL.
- Tạo View Thư Viện: Nhấn vào dấu + bên cạnh tên database, chọn Gallery View.
- Thành quả: Mỗi khi bạn lưu một link bài viết hay, nó sẽ hiện lên như một tấm thẻ ảnh đẹp mắt.
Lời Kết
Notion có thể ban đầu hơi “ngợp”, nhưng đừng nản. Nó không chỉ là một công cụ, nó là một kỹ năng.
Hãy bắt đầu từ những thứ nhỏ nhất như 3 template trên. Dần dần, bạn sẽ nhận ra mình không thể sống thiếu nó. Bạn đã sẵn sàng nói lời “tạm biệt” với sự hỗn loạn và xây dựng một “bộ não thứ hai” ngăn nắp, mạnh mẽ cho riêng mình chưa?
Hãy chia sẻ template đầu tiên bạn xây dựng được ở phần bình luận bên dưới nhé!
